Dal 1 gennaio 2022 entreranno in vigore le nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emanate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
I nuovi dettami saranno vincolanti e avranno effetti rilevanti sull’intero ciclo di vita di tutti i documenti digitali: introducono numerosi metadati obbligatori, aggiuntivi rispetto a quelli già previsti finora, i quali dovranno accompagnare i documenti in conservazione.
Adeguamento tecnico
Zucchetti ha adottato una strategia per cui l’operazione di adeguamento sarà trasparente per i clienti, non sarà richiesta alcuna azione e non ci sarà alcun costo aggiuntivo. L’intervento garantirà che tutti i documenti conservati nell’ambiente di conservazione di Zucchetti rispettino le previsioni delle citate Linee guida.
Per maggiori dettagli in merito alle nuove linee guida, i metadati introdotti e a come saranno gestiti nel sistema di conservazione, sono stati organizzati appositi webinar ai quali verrete invitati da Z-Lab o direttamente da Zucchetti.
Adeguamento contrattuale e informativa ai clienti
Oltre che sul fronte tecnico, la revisione dei metadati avrà impatti anche su quello contrattuale. Le condizioni generali e il Manuale del Servizio di Conservazione includono, infatti, l’elenco dei metadati minimi obbligatori previsti dalla normativa di riferimento, i quali dovranno necessariamente essere integrati.
A tal riguardo la informiamo, pertanto, che invieremo a tutti i clienti del servizio di conservazione una comunicazione apposita, con le modalità più efficaci a seconda della tipologia contrattuale in cui il servizio è previsto.
Nella comunicazione forniremo le informazioni salienti in merito a quanto sopra e a seconda delle caratteristiche contrattuali, inviteremo anche i clienti ad iscriversi ai webinar che saranno organizzati nelle prossime settimane, o a consultare una registrazione che sarà appositamente realizzata.
Il manuale della conservazione
Come già previsto dalla normativa vigente (D.P.C.M. 03/12/2013), segnaliamo, infine, che le nuove linee guida ribadiscono che il Responsabile della Conservazione di ciascuna azienda è tenuto alla predisposizione del proprio manuale della conservazione, sotto forma di documento digitale.
Per venire incontro ai clienti, Zucchetti mette a disposizione il template di un manuale che il Responsabile della conservazione potrà personalizzare e conservare nel proprio ambiente di lavoro, in formato PDF e firmato digitalmente.
Questo modello richiama appositamente il Manuale del Servizio di Conservazione di Zucchetti, a cui è opportuno sia conforme, e nel quale sono dettagliate tutte le informazioni relative alle modalità e all’organizzazione con cui il servizio è erogato.
Per i clienti che mandano i documenti in conservazione sostitutiva attraverso il Digital Hub Zucchetti non è necessartio effettuare alcuna operazione in quanto il servizio che abbiamo attivato prevede che il Responsabile della conservazione sostitutiva sia Zucchetti.
Per i clienti che mandano in sostitutiva con responsabilità diretta, a breve sarà nostra premura fornirle il template del manuale e le istruzioni per il suo caricamento nel sistema di conservazione.
A questo proposito, precisiamo che il template del Manuale della conservazione predisposto da Zucchetti viene messo a disposizione del cliente a titolo esemplificativo, e la sua adozione non è da considerarsi vincolante.
L’elaborazione del documento, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze.
